To Own Up oftewel Eigenaarschap

Anice, de CEO van een Zuid-Afrikaans bedrijf, die ik enkele weken geleden sprak, begreep er niets van. Hoe moeilijk is het om een overzichtje met gegevens te maken van data die al lang op het systeem staan? Elke keer als hij erom vroeg werd er weer omheen gedraaid. Ja, het was niet zo moeilijk, maar … hij kreeg de ene smoes na de andere te horen. Hij werd er helemaal kriegel van. Kon ik niet een systeem bedenken zodat zijn medewerkers gewoon deden wat hij ze vroeg en niet met allemaal lamme excuses kwamen. Hij had het ze al zo vaak gevraagd!

Natuurlijk is het verleidelijk om een systeem met checks en controles in te voeren. Dat doen we al eeuwen. En om eerlijk te zijn, dat was er ook al. Er was een soort van ordersysteem waarin de projecten stonden en de klanten,de opdrachten en alle registraties van meldingen die iedereen in de afgelopen tijd had gedaan. Maar het was zoveel geworden en er waren zoveel problemen en zoveel brandjes te blussen dat niemand zich meer aan het systeem hield. Dus nu graag een ander, radicaal nieuw systeem, alsjeblieft. Eentje waarmee we perfect kunnen plannen en perfect alles kunnen controleren en beheersen. O, en als ik toch bezig was met een nieuw systeem, of ik ze dan ook even kon leren ‘to own up’; eigenaarschap te tonen.

Tuurlijk! Daar zijn we voor als consultant. Doen we meteen.

Toch eerst maar even verder praten. Deze bevlogen CEO had mij al eerder verteld dat het Ecosystem waar hij aan werkte zes kernwaarden had. Samengevat in drie T’s en drie C’s. ‘Telemetry, Trust and Tolerance’ enerzijds en ‘Conversation, Context and Choreography’ anderzijds. Tijdens ons gesprek kon ik hem uitleggen dat dit zijn ‘perfecte systeem’ was. De drie T’s en C’s. Door de nadruk te leggen op de Telemetry; welke data zendt iemand uit en is dat coherent met zijn werk, zijn gedrag, zijn inzet. Zo ja, dan ontstaat Trust; vertrouwen en daardoor wordt Tolerantie opgebouwd (als een soort van bankrekening).

Deze drie T’s worden ondersteund door de drie C’s; Conversation als in communicatie tussen mensen, meer dan alleen een uitwisseling, het echte gesprek. Waardoor Context wordt aangebracht; hoe meer context; hoe meer conversatie en andersom. Samen leidt dat tot een betere Choreography; de uitvoering van de gezamenlijke dans. Geen strikte controle, wel samen ongeveer de juiste stappen doen om een mooie salsa neer te zetten of een gezellige wals of actieve jive. Kortom: samenwerken in de metafoor van een dans.

Wat een systeem! Het zit er al helemaal in. Samenwerken met eigen controle. In een context een conversatie opzetten als een dans. Waardoor de uitgezonden boodschap wordt begrepen en het vertrouwen en de tolerantie toenemen.

En nu heel concreet: wat betekent dit nu voor dat overzicht wat hij graag wilde hebben? Hoe kreeg hij dat dan voor elkaar? Ik heb hem verteld dat hij als choreograaf veel te veel stuurde. Hij vertelde de mensen duidelijk (zonder duidelijk te zijn) wat ze moesten doen. Exact. Daar je voeten! En dan daar! En dan daar! En swingen! Helaas konden ze het niet goed, omdat er geen conversatie en nog minder context was en dan ontstaat weinig vertrouwen. En als er geen vertrouwen is, dan wordt de tolerantie laag en kan niemand meer goed presteren. Om goed te dansen moeten mensen vrijheid ervaren. Context hebben. Conversaties aangaan. Oefenen en fouten maken. Voeten af en toe net wat anders neerzetten. Dan blijft het echt wel een salsa, maar meer je eigen ding, je eigen dans. Het ballet wat jij goed kunt. En dat wil een goede choreograaf graag zien.

Hij begreep de boodschap. Ik hoorde hem een paar uur later vertellen over het gewenste overzicht aan een van zijn mensen. In een gewoon gesprek waarin hij vertelde welke omstandigheden leidden tot zijn vraag. De volgende avond sprak ik de betrokken medewerker, min of meer toevallig. Hij was echt blij. Hij vertelde dat de baas hem gisteren had gevraagd te helpen met een probleem. Het had iets te maken met het realiseren van een mooi overzicht. Hij was al in de data gedoken en het was wel complex, maar over een paar dagen had hij wel wat klaar. Hij was vereerd dat de CEO hem deze vrije opdracht had gekregen en hij ging straks, na het diner, nog even wat data opzoeken en iets uitproberen. Hij was eigenaar van de oplossing geworden. Door zelf te mogen bepalen hoe en wat. Door vertrouwen te krijgen in de juiste context door een goede conversatie.

Zelf dingen mogen uitzoeken, zelf creëren, in eigen vrijheid bepalen hoe je het kunt realiseren, levert altijd eigenaarschap op. En eigenaarschap kan niet ontstaan in een systeem van sturing of van checks en controles. Wel in een systeem van C’s en T’s.